Himmelev Kattepension

Himmelev Kattepension havde behov for mere end en almindelig kontaktformular eller et standard-bookingplugin. Løsningen skulle kunne håndtere kapacitet, forskellige bookingperioder, tilkøb, fremvisninger, betalinger, kalenderaftaler, ændringer og refusioner – uden at administrationen blev mere besværlig end den notesbog og de manuelle arbejdsgange, systemet skulle erstatte.

Resultatet blev et specialudviklet WordPress-plugin, bygget specifikt til kattepensionens arbejdsgange og kundernes behov. Systemet samler hele bookingprocessen ét sted: fra kundens første forespørgsel til betaling, kalenderstyring, ophold, ændringer og eventuelle refusioner.

Udfordringen

Booking af et ophold på en kattepension er ikke nødvendigvis så simpelt som at vælge en dato og trykke på “Bestil”. Der skal blandt andet tages højde for:

• Hvor mange pladser der er ledige i den valgte periode
• Om kapaciteten varierer hen over året
• Antallet af katte i den enkelte booking
• Særlige ferieperioder og andre undtagelser
• Tilvalg og ekstra ydelser
• Information, som kun er relevant for bestemte kunder
• Betalinger, prisændringer og refusioner
• Fremvisninger og kalenderaftaler
• Kundernes efterfølgende ændringer eller aflysninger

Et standardsystem ville enten kræve, at virksomheden tilpassede sine arbejdsgange til systemet, eller at flere forskellige plugins og eksterne tjenester blev koblet sammen. I stedet blev løsningen udviklet fra bunden med udgangspunkt i den måde, Himmelev Kattepension faktisk arbejder på.

En bookingproces, der beregner den reelle kapacitet

Centralt i løsningen er en specialudviklet kapacitetsberegner. Når en kunde vælger ankomst- og afrejsedato, kontrollerer systemet automatisk, om der er plads i hele den ønskede periode. Beregningen tager højde for eksisterende bookinger samt det antal pladser, administratoren har gjort tilgængelige.

Kapaciteten kan sættes individuelt for bestemte perioder. Kattepensionen kan derfor eksempelvis hæve eller sænke antallet af tilgængelige pladser i forbindelse med ferie, travle perioder, renovering eller andre driftsmæssige forhold.

Det giver en mere præcis tilgængelighed end et simpelt system, der kun ser på, om en enkelt dato er ledig. Samtidig reduceres risikoen for dobbeltbookinger og manuel fejlhåndtering.

Dynamiske bookingtrin

Bookingflowet er bygget op af dynamiske trin, som kan tilpasses efter bookingens indhold. Kunden bliver kun præsenteret for de spørgsmål, informationer og tilvalg, der er relevante for den konkrete booking:

• Oplysninger om katten
• Praktisk information inden opholdet
• Valg af ekstra ydelser
• Mersalg og tilkøb
• Accept af betingelser
• Særlige informationer baseret på den valgte periode
• Spørgsmål, der kun vises ved bestemte svar

Det gør bookingprocessen mere overskuelig for kunden, samtidig med at kattepensionen får de nødvendige oplysninger i en struktureret form. De dynamiske trin kan også bruges aktivt til mersalg: Relevante tilkøb præsenteres på det rigtige tidspunkt i bookingprocessen, uden at kunden bliver mødt af en lang og uoverskuelig formular.

Kundeportal med selvbetjening

Efter bookingen får kunden adgang til sin egen kundeportal. Her kan kunden blandt andet:

• Se sine aktuelle og tidligere bookinger
• Gennemgå bookingens oplysninger
• Tilpasse relevante informationer
• Ændre bookingen inden for de tilladte rammer
• Annullere bookingen
• Se betalingsstatus
• Få adgang til praktisk information om opholdet

Selvbetjeningen sparer tid for både kunden og kattepensionen. I stedet for at alle ændringer skal håndteres via telefon, Messenger eller e-mail, kan kunden selv foretage en stor del af dem. Samtidig bevarer administrationen kontrollen over, hvad der kan ændres, og hvornår det kan ændres.

Automatisk håndtering af prisændringer

Administrationens bookingværktøj gør det muligt at ændre eksisterende bookinger — eksempelvis hvis kunden ønsker at forlænge opholdet, tilføje en ekstra kat eller købe yderligere ydelser.

Systemet genberegner automatisk bookingens pris og sammenligner den med det beløb, kunden allerede har betalt. Er den nye pris højere, opretter systemet et betalingslink, som kan sendes til kunden. Er den lavere, oprettes der i stedet en refusion, som administratoren kan gennemgå og behandle.

Dermed undgår administrationen manuelle beregninger og usikre mellemregninger. Hele prisændringen dokumenteres direkte på bookingen.

Refusionshåndtering for administratoren

Annulleringer og prisnedsættelser kan resultere i hel eller delvis tilbagebetaling. Derfor indeholder løsningen et særskilt administrationsflow til refusioner, hvor administratoren kan se:

• Hvilken booking refusionen vedrører
• Det oprindeligt betalte beløb
• Den nye bookingværdi
• Det foreslåede refusionsbeløb
• Årsagen til refusionen
• Refusionens aktuelle status

Det giver et bedre økonomisk overblik og reducerer risikoen for, at en refusion bliver glemt eller behandlet forkert.

Tæt integration med Google Kalender

Systemet har en omfattende integration med Google Kalender. Bookinger og fremvisninger kan automatisk oprettes som kalenderaftaler, så kalenderen løbende afspejler aktiviteten i kattepensionen. Integrationen understøtter blandt andet:

• Flere Google-kalendere
• Automatisk valg af kalender
• Farvekoder på kalenderaftaler
• Opdatering af aftaler, når en booking ændres
• Sletning eller markering ved annullering
• Forskellige aftaletyper
• Automatisk oprettelse af fremvisninger
• Invitation af kunden til online aftaler

Farvevalget gør det muligt hurtigt at skelne mellem eksempelvis almindelige bookinger, ankomster, afgange, fremvisninger og andre aktivitetstyper. Kalenderen bliver dermed et praktisk arbejdsredskab frem for blot en ekstra kopi af bookingerne.

Booking af fysiske og online fremvisninger

Kunderne kan booke en fremvisning direkte på hjemmesiden. Når en tid vælges, opretter systemet automatisk aftalen i den relevante Google Kalender.

Ved en fysisk fremvisning får begge parter de nødvendige oplysninger om tidspunkt og sted. Ved en online fremvisning inviteres kunden automatisk til kalenderaftalen, så mødet fremgår direkte i kundens egen kalender. Det minimerer den manuelle koordinering og gør det lettere for potentielle kunder at tage det første skridt.

AI-chat, der kan hjælpe kunderne døgnet rundt

Som en del af den samlede løsning er der implementeret en AI-baseret chatfunktion. Chatten kan hjælpe kunderne med typiske spørgsmål om blandt andet:

• Bookingprocessen
• Åbningstider
• Praktiske forhold
• Krav inden opholdet
• Aflevering og afhentning
• Betaling og annullering
• Kattepensionens faciliteter og ydelser

Formålet er ikke at fjerne den personlige kontakt, men at give kunderne hurtige svar – også uden for normal åbningstid. Samtidig reduceres mængden af gentagne spørgsmål, som ellers skal besvares manuelt.

Udviklet til virksomheden – ikke omvendt

En væsentlig del af projektet har været at omsætte kattepensionens eksisterende arbejdsgange til en digital løsning. Systemet er derfor ikke blot et standardplugin med nyt design: Funktionaliteten er udviklet specifikt omkring virksomhedens behov, regler og daglige administration.

Det betyder blandt andet, at løsningen kan videreudvikles, når nye behov opstår, uden at virksomheden skal vente på, at en ekstern pluginleverandør måske tilføjer den ønskede funktion.

Ingen løbende licens eller leverandørbinding

En stor fordel ved løsningen er, at Himmelev Kattepension ejer sit eget system. Der er ingen månedlig abonnementspris til en ekstern bookingplatform og ingen betaling pr. booking til en tredjepart. Løsningen ligger i virksomhedens egen WordPress-installation og er udviklet med fokus på ejerskab og fleksibilitet.

Kunden er heller ikke bundet til mig som udvikler. Koden og løsningen kan overtages og videreudvikles af en anden kvalificeret WordPress-udvikler, hvis behovet skulle opstå. Det giver virksomheden reel kontrol over sin digitale løsning og minimerer risikoen for teknisk leverandørlåsning.

Resultatet

Himmelev Kattepension har fået en samlet platform, der digitaliserer en stor del af kunderejsen og den interne administration. Løsningen giver blandt andet:

• Mere præcis kapacitetsstyring
• Færre manuelle bookinger og kalenderopdateringer
• Bedre overblik over betalinger og refusioner
• Mindre administration ved ændringer og aflysninger
• En enklere bookingoplevelse for kunden
• Mulighed for relevant mersalg
• Selvbetjening gennem kundeportalen
• Automatisk koordinering af fremvisninger
• Kundeservice døgnet rundt via AI-chat
• Ingen løbende licens til en ekstern bookingplatform
• Ingen binding til én bestemt udvikler

Resultatet er ikke bare en ny bookingformular, men et specialudviklet administrationssystem, som understøtter hele forretningen – både før, under og efter kundens booking.